A mai világban egyre nehezebb jó szakembereket találni, gondoljunk csak egy ingatlanosra, kőművesre, vagy éppen utazási ügynökre. Habár az üzleti utaztatás egy laikusnak roppant egyszerűnek tűnik, képzett szakemberekre van szükség a lebonyolításához.
Ugyanis a jegy- és szállásfoglalás, a dokumentumok kezelése, a konferenciák és tréningek megszervezése komoly kihívást jelent. Nem beszélve arról, hogy a cégnek muszáj feltérképezni a költségeket, a kockázatot és a többi. Így elengedhetetlen, hogy az üzleti utaztatásról egy komplett, kidolgozott tervet kapjunk. Ebben első helyen kell szerepelnie a költségoptimalizálásnak, amit már az utazási iroda dolgoz ki. Természetesen ehhez szükséges az előzetes egyeztetés, aminek alapján ez elkészül majd.
Elengedhetetlenül fontos még a kockázatelemzés megléte. Tulajdonképpen így kapunk tájékoztatást az úti célhoz tartozó nagykövetségek elérhetőségeiről, amire probléma esetén maradéktalanul szükség lesz. Emellett a kötelező üzleti utazási biztosításokat is feltérképezi az utazási iroda.